ستاد همایش مرکب است از شورای هماهنگی، اتاق فکر، دبیرخانه، کمیته‌های‌ علمی و اجرایی که زیر نظر مدیر عامل بنیاد فرهنگی البرز به انجام وظایف مربوط می‌پردازند.